Z  cyklu: Porady  dobrego biura rachunkowego

Artykuł ten miał być zupełnie o czymś innym. Pomyślałem sobie jednak, że skoro mamy początek IV kwartału warto by było napisać coś na temat przygotowań do zamknięcia roku i prac jakie są z tym związane, a temat odpowiedzialności w spółce zarówno właścicieli jak i członków Zarządu zostanie poruszony innym razem.  Ktoś może pomyśleć, że to lekka przesada aby już teraz rozpoczynać prace związane z zamknięciem roku, otóż nie. Wykonanie niektórych czynności w październiku bądź listopadzie ułatwi i usprawni pracę później.

Jakie to czynności?
Przede wszystkim wybór biegłego rewidenta do badania sprawozdania finansowego.  Musimy pamiętać, że wyboru biegłego rewidenta należy dokonać w terminie umożliwiającym jego udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych, tak mówi art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Wybór biegłego rewidenta jest obligatoryjny dla spółek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z  następujących warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro (10.368.000 zł);
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro (20.736.000 zł).

Tak stanowi ustawa o rachunkowości. Podmioty, które nie spełniają dwa z trzech przytoczonych warunków nie są obligatoryjne (z mocy ustawy) „przymuszone” do badania sprawozdania finansowego. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby właściciele jednostek takie badanie zlecili uprawnionym do tego organom.
Ważną rzeczą jest to, kto dokonuje wyboru biegłego rewidenta. Otóż nie robi tego Zarząd, tylko organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe.

Zatem organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe:

• w działalności gospodarczej osoby fizycznej – jest właściciel;
• w spółce cywilnej i spółkach osobowych prawa handlowego – są wspólnicy;
• w spółce z o.o. – jest zwyczajne zgromadzenie wspólników;
• w spółce akcyjnej – jest zwyczajne walne zgromadzenie wspólników;
• w spółce komandytowo-akcyjnej – jest walne zgromadzenie.

W spółce z o.o. oraz spółce akcyjnej wyboru może dokonać rada nadzorcza jeśli scedowanie tego obowiązku na nią wynika ze statutu bądź umowy spółki.
Organa wymienione powyżej podejmują uchwałę o wyborze biegłego, która w swej treści powinna co najmniej zawierać:

1. datę podjęcia;
2. określenie organu, który jej dokonuje wraz z kolejnym numerem uchwały;
3. wskazanie uprawnionego podmiotu, który został wybrany;

Inwentaryzacja, to kolejna z prac które można rozpocząć już z dniem01 października.
Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku oraz źródeł jego finansowania i porównanie otrzymanych danych z zapisami w księgach rachunkowych. Zatem cel inwentaryzacji sprowadza się do zweryfikowania czy to co jest zapisane w księgach rachunkowych ma odzwierciedlenie w rzeczywistości, w przypadku różnic należy dokonać stosowanych korekt.
Z przepisów wynika, iż inwentaryzację co do zasady dokonuje się na ostatni dzień roku obrotowego.  Aby jednak ułatwić pracę, ustawodawca przewidział, iż prace inwentaryzacyjne można zacząć już 01 października 2014 i mogą one trwać do 15 stycznia 2015 roku.
Na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzuje się:

• środki pieniężne na rachunkach bankowych oraz w kasie zarówno te krajowe jak i wyrażone w walucie obcej;
• papiery wartościowe;
• produkcję w toku;
• towary i produkty gotowe.

Wyróżniamy trzy rodzaje inwentaryzacji:

1. drogą spisu z natury;
2.  potwierdzenia sald;
3. weryfikacji.

Osobą odpowiedzialną za inwentaryzację jest kierownik jednostki.
Obowiązku jakiego kierownik jednostki nie może przekazać innej osobie, np. pracownikowi księgowości, jest przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Jeśli natomiast księgowy przejął obowiązki w zakresie ustawy o rachunkowości, to odpowiada on za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald, a także weryfikację aktywów i pasywów, których nie można poddać spisowi z natury.
Pamiętać również należy o tym aby umowę z podmiotem wybranym do badania sprawozdania finansowego (jeśli takowy został wybrany) zawrzeć przed terminem inwentaryzacji znaczących składników majątkowych, a samemu biegłemu umożliwić udział w inwentaryzacji.
Przygotowanie inwentaryzacji najlepiej podzielić na kilka etapów:

1. wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji;
2. powołanie zespołów inwentaryzacyjnych – pamiętać należy, iż w skład zespołów powinny wchodzić osoby merytorycznie przygotowane do tej pracy, znające procedury inwentaryzacyjne obowiązujące w danym zakładzie pracy. W skład komisji spisowej nie mogą wchodzić osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone składniki majątku, a także pracownicy księgowości prowadzący ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją;
3. opracowanie planu inwentaryzacji;
4. przygotowanie arkuszy spisowych;
5. przeprowadzenie samej inwentaryzacji.

Autor: Robert Madziński