Każdy pracodawca musi liczyć się z tym, że co jakiś czas pojawi się u niego inspektor z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Warto dodać, że nieobecność płatnika nie jest przeciwwskazaniem do rozpoczęcia kontroli. Jak zatem przygotować się na kontrolę z ZUS?
Szczegółowy zakres kontroli, planowany termin jej rozpoczęcia i zakończenia, określony jest zawsze w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli. Co ważne, inspektor kontroli nie może rozszerzyć zakresu kontroli poza ten określony w upoważnieniu.
Inspektor kontroli jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności. Nie musi więc uzyskiwać przepustki, aby wejść na teren firmy. Nie podlega też rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika. Inspektor kontroli podlega jednak przepisom BHP obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne. Należy więc wymagać od niego, aby na terenie firmy, jeśli jest to wymagane, poruszał się np. w stroju ochronnym lub kasku.
Znając zakres przedmiotowy kontroli płatnik może wcześniej przygotować wszystkie dokumenty, których będzie mógł zażądać kontrolujący.
Nadmienię, że nasze polskie i angielskie biura księgowe reprezentują wszystkich klientów przed urzędami tak w Anglii jak i w Polsce , w tym również przed ZUS . [skorzystaj z naszej oferty]
Co może być przedmiotem kontroli?
ZUS ma prawo kontrolować wszelkie obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi. W szczególności taka kontrola może obejmować:
1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych.
U płatników zalegających z opłatą należności z tytułu składek, kontrolujący może również dokonać oględzin składników majątku.
Przygotowanie dokumentów
W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Pracownik ZUS może więc poprosić np. o regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, listy obecności, listy płac, potwierdzenie odbycia przez pracownika wstępnych lub okresowych badań lekarskich, wystawione przez pracodawcę druki delegacji, jeśli z tych właśnie dokumentów wynikają wypłaty określonych składników zatrudnionych osób, które podlegają bądź nie oskładkowaniu.
Z kolei badając dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń osoby prowadzącej pozarolniczą działalność może zażądać wszelkich dokumentów potwierdzających jej prowadzenie, np. dokumentację podatkową, faktury itp.
Firmy nie prowadzące samodzielnie spraw związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczeń społecznych i rozliczaniem składek ubezpieczeniowych, zlecające te czynności wyspecjalizowanym do tego jednostkom, np. biurom rachunkowym, muszą wcześniej poprosić biuro rachunkowe o skompletowanie i udostępnienie dokumentów.
Firmy, które współpracują z zagranicznymi kontrahentami lub zatrudniające cudzoziemców, posiadające dokumenty związane z przedmiotem kontroli sporządzone w języku obcym, w przypadku żądania udostępnienia takich dokumentów, muszą przedstawić ich tłumaczenie na język polski. Koszty z tym związane ponosi płatnik. Trzeba pamiętać, ze przekładu powinien dokonać tłumacz przysięgły.
Udzielanie wyjaśnień
Jeśli dokumenty badane przez inspektora kontroli nie wyjaśniają wszelkich okoliczności mających znaczenie dla postępowania kontrolnego, kontrolujący ma prawo żądać udzielania informacji przez płatnika składek i osoby ubezpieczone. Jest również uprawniony do przesłuchania świadków, płatnika składek i ubezpieczonych.
Odmowa udzielania wyjaśnień przez płatnika jest traktowana jako utrudnianie kontroli i podlega karze grzywny do 5 tys. zł.
Zapewnienie warunków do kontroli
Osobie kontrolującej płatnik powinien zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych: miejsce pracy oraz środki łączności (z wyjątkiem środków transportowych).
Co, jeśli nie zgadzamy się z wynikami kontroli?
Od protokołu nie można się odwołać. Nie oznacza to jednak, że płatnik musi zgodzić się, bez względu na swoje zdanie, z zawartymi w nim ustaleniami. Jeżeli kontrolowany ma odmienne zdanie od zawartych w protokole ustaleń inspektora kontroli, może wnieść pisemne zastrzeżenia. Płatnik ma na to 14 dni, licząc od daty otrzymania protokołu kontroli. Wówczas powinien równocześnie wskazać lub załączyć stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ma wówczas obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika powiadamia się na piśmie.
Źródła: Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. nr 205, ze zm.) oraz Gazeta Podatkowa nr 90 (1027) z dnia 12.11.2013 r.
