Wystawianie Paragonu lub Faktury to podstawowy sposób dokumentacji sprzedaży. Paragon kojarzony jest zazwyczaj ze zwykłymi konsumentami. Natomiast pośród wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że ich zakupy zawsze należy brać fakturę. Czy zawsze opłaca się brać wszystko „na fakturę” podczas prowadzenia działalności gospodarczej?
Paragon – to dokument, który potwierdza zakup dokonany przez konsumenta. Sprzedawca, który posiada kasę fiskalną, wydaje klientowi tak zwany paragon fiskalny, na który zawarte są takie dane, jak cena, oraz naliczony od niej podatek od towarów i usług, czyli VAT. Konsumentom potwierdzenie w postaci paragonu wydawane jest automatycznie – bez konieczności prośby z ich strony.
Faktura – to dokument handlowy potwierdzający dokonanie zakupu, który zawiera następujące szczegółowe dane o transakcji:
- Identyfikacja obu stron transakcji: sprzedawcy i nabywcy
- Numer faktury, oraz datę wystawienia
- Określenie przedmiotu transakcji (towaru lub usługi) oraz jej cenę, wartość i ilość
- Termin i forma zapłaty za transakcję.
- Dane do rozliczenia obowiązujących podatków
- Warunki dostawy towaru
Od roku 2004 nie ma już obowiązku składania podpisów kupującego i sprzedającego na fakturach (Tylko dla faktur VAT RR w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi)
Przedsiębiorcy zazwyczaj biorą na dany zakup fakturę, gdyż mają możliwość rozliczenia danego zakupu w kosztach w późniejszym okresie. Nie każdy jednak zakup przez przedsiębiorcę jest z automatu bardziej opłacalny w postaci faktury.
Decydując się na wzięcie faktury za zakupione towary lub usługi, przedsiębiorca zostawia sobie co prawda otwartą furtkę do rozliczenia kosztów w późniejszym okresie, jednakże tym samym pozbawia się statusu konsumenta, a co za tym idzie traci pewne przywileje z tym związane.
- Krótszy okres gwarancji – pomimo że gwarancja dotyczy zarówno konsumentów, jak i przedsiębiorców to w przypadku tych drugich okres gwarancyjny może zostać skrócony nawet o połowę.
- Sprzedaż online – Korzystając, chociażby z popularnego portalu Allegro, konsument zakupujący towar online może odstąpić od umowy bez podania przyczyny i zakupiony towar zwrócić. Zasada ta nie obowiązuje, gdy zakup dokonany jest „na firmę”.
- Dłuższy czas reklamacji – reklamacja złożona przez konsumenta, wobec zakupionego towaru musi zostać rozstrzygnięta w ciągu 14 dni. Dla przedsiębiorców proces ten może trwać kilka tygodni.
Również w innych sytuacjach takich jak np. Zakup samochodu w firmie, może być dla jednego przedsiębiorcy opłacalny jako zakup w koszta firmy, a dla innego np. w leasingu. Wszystko zależy od tego, w jakim celu przedsiębiorca chce danego zakupu dokonać. Przedsiębiorca przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji powinien rozważyć i policzyć co będzie dla niego bardziej opłacalne, nie tylko pod względem finansowym, ale również pod względem czasu, jaki straci na dochodzeniu swoich praw. Żadna z decyzji nie powinna być podejmowana „z automatu”. Czasem warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura księgowego, jeżeli nie mamy pewności, jaka decyzja będzie dla naszej firmy najkorzystniejsza.
